Comment gagner du temps avec Outlook
Aujourd’hui, lire, rédiger et consulter ses mails demande un temps conséquent et constitue une activité récurrente dans l’entreprise. Cette gestion des mails est la plupart du temps chronophage, mais elle peut, qui plus est, provoquer des pertes de concentration et d’efficacité au quotidien.
Si une partie de ce temps semble incompressible, il existe tout de même des techniques et des astuces qui vous permettront de gagner en efficacité et en temps.
PIDAXY vous en propose quelques-unes, faciles à mettre en place et à prendre en main pour gagner du temps avec Outlook.
1 - Utiliser les raccourcis clavier Outlook pour gagner du temps
Peut-être moins répandus que sur d’autres logiciels, Outlook possède également des raccourcis clavier qu’il est important de maîtriser et de connaitre pour gagner du temps, en voici quelques-uns :
- Ctrl+r : Répondre
- Ctrl+MAJ+r : Répondre à tous
- Ctrl+n : Nouveau Message
- Ctrl+f : Transférer
- Ctrl+Entrée : Envoyer
- Crtl+p : Imprimer
- Ctrl+MAJ+2 : Accéder au Calendrier
- Ctrl+u : Marquer le message comme non lu
- Ctrl+q : Marquer le message comme lu
Niveau de difficulté
Temps nécessaire
< 1 min
2 - Créer ses propres règles qui vous feront gagner du temps
En complément de l’astuce précédente, vous pouvez aller encore plus loin en créant vos propres raccourcis. Voici un exemple pour transférer des emails à un responsable très rapidement.
Astuce PIDAXY : Ne pas utiliser cette astuce à outrance qui pourrait vous faire oublier vos raccourcis choisis et donc perdre plus de temps à les chercher qu’ils vous en font gagner.
Niveau de difficulté
Temps nécessaire
1 – 2 min
3 - Créer une liste de diffusion dans Outlook pour gagner du temps
Lorsque vous avez l’habitude d’envoyer des mails à plusieurs personnes appartenant au même groupe, il peut être judicieux de créer vos propres listes par nature. Une liste responsable, une liste par équipe support (logistique, finance, commerciaux, IT…), une liste d’amis…
Astuce PIDAXY : Utiliser cette astuce à titre professionnel permet de gagner du temps pour adresser un message global à une équipe par exemple, à titre personnel, il peut être intéressant de l’utiliser pour des amis. Le double avantage est le gain de temps et le fait de n’oublier personne lorsque l’on rédige des messages récurrents au même groupe de personnes.
Niveau de difficulté
Temps nécessaire
1 – 2 min
4 - Appliquer une mise en forme à vos mails dans Outlook
Dans la quantité de mails reçus chaque jour, il sera intéressant de définir une mise en forme selon plusieurs cas de figure. Libre à vous de choisir ce qui vous semble pertinent mais voici quelques idées : couleur en fonction de l’interlocuteur qui vous écrit, si vous êtes le seul destinataire du message, s’il s’agit d’un mail informatif où vous n’êtes qu’en copie. Comme vous pouvez le voir la liste des possibilités est longue et il sera préférable de l’adapter selon votre besoin. Cette astuce aura le mérite de vous apporter une information très visuelle à l’ouverture de votre messagerie.
Astuce PIDAXY : Utiliser une mise en forme pour distinguer les mails à actions (vous êtes destinataire) et ceux à informations (vous êtes en copie) permet de gagner en efficacité et de ne pas accorder le même temps à ces types de messages.
Niveau de difficulté
2 min
5 - Créer sa signature avec des liens vers les réseaux sociaux depuis Outlook
Niveau de difficulté
Temps nécessaire
2 – 3 min
Thibaut TROUFA
Expert SI & Digital
Consultant Associé – PIDAXY
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