L'amélioration continue comme outil de développement
Les entreprises doivent constamment s’adapter à l’évolution du marché et plus particulièrement aux besoins des clients. L’amélioration continue, si elle est bien utilisée, permet à l’entreprise d’évoluer rapidement sans un investissement important.
Qu'est-ce que l'amélioration continue?
Définition
L’amélioration continue est un changement graduel et perpétuel, axé sur l’accroissement de l’efficience et/ou des résultats d’une organisation, afin de lui permettre d’atteindre ses objectifs conformément à sa politique. Elle impacte la stratégie de l’entreprise, les résultats, les relations avec les clients, les employés et les fournisseurs. En résumé, lorsque l’on fait de l’amélioration continue on cherche toujours à faire mieux.
Le concept
Cette méthodologie a comme préambule 3 fondamentaux. Ceux-ci doivent toujours être gardés à l’esprit lorsque l’on s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Il s’agit de la prise de recul, de l’efficience et de l’évolution.
Le concept d’amélioration continue repose sur ce précepte. En effet, s’il n’y a pas de prise de recul, il n’y a nécessairement pas de remise en question des situations face auxquelles nous pouvons être confrontées. Il est prioritaire d’évaluer constamment les processus et les situations du quotidien pour les améliorer.
Cette démarche a pour objectif d’identifier, de réduire et d’éliminer les processus qui ne sont pas optimaux. C’est pourquoi l’amélioration continue permet notamment d’améliorer la performance de l’entreprise au niveau économique notamment.
Lorsque l’on cherche à s’améliorer avec cette méthode, on le fait par étape. Elle se base sur des petits changements réguliers plutôt que par des bonds qui engendrent souvent des blocages et des coûts importants.
L'amélioration continue en milieu industriel
Initialement ce système de management a été développé dans le secteur de l’automobile. Il a permis à Toyota de devenir n°1 mondial dans un secteur ultra concurrentiel.
Les règles de l’amélioration continue sont les suivantes :
- Challenger la situation actuelle en remettant en question les pratiques.
- Penser à comment faire et non pas pourquoi ne pas faire.
- Aller sur le terrain, c’est à dire le lieu où il y a la situation.
- Préférer 80% d’amélioration maintenant que 100% demain, il faut être dans l’action.
- Faire bien plutôt que vite.
- Trouver des solutions à coût zéro, qui seront souvent simples et utilisables rapidement.
- Même dans la difficulté, il faut prendre du recul et trouver des idées et voir à plus long terme.
- Rechercher la cause racine en posant 5 fois la question: pourquoi?
Ce type de management et de recherche de la performance utilise comme outil la roue de Deming (nom de son créateur) ou PDCA.
Il s’agit d’un outil en 4 temps qui permet de mettre en place des chantiers d’amélioration locale avec des effets rapides et concrets.
Voici les 4 temps :
– Planifier (Plan): mesurer la situation actuelle et l’analyser.
– Agir (Do) : mettre en place la solution trouvée sur le terrain.
– Vérifier (Check) : mesurer la nouvelle situation.
– Ajuster (Act) : modifier si nécessaire.
Une fois ces étapes réalisées, il faut recommencer les étapes.
L'amélioration continue en entreprise
Je vais à présent vous montrer comment l’amélioration continue et plus particulièrement la roue de Deming peut être utilisée dans tous types d’entreprises.
Afin d’illustrer mon propos nous prendrons l’exemple suivant que j’ai déjà rencontré: il s’agit d’une personne qui s’occupe d’envoyer les factures aux clients. Celles-ci doivent être validées par les commerciaux responsables de la vente. A l’heure actuelle, seulement 50% des factures sont envoyées dans les temps.
L'identification
L'objectif
Il est possible de ne pas se fixer d’objectif mais il permet de donner un cap et de challenger les équipes. Je recommande d’en définir un.
La recherche de solution
Lorsque l’on a défini le contexte et l’objectif, il faut réfléchir avec les personnes concernées à une solution gagnant gagnant.
Dans notre exemple, il a été défini que les commerciaux devaient valider les commandes clients tous les mardis matins afin que la personne en charge de l’émission puisse les envoyer au moment voulu.
La planification
Elle est généralement très succincte, étant donné qu’il s’agit de petites actions trouvées par les utilisateurs eux-même. La planification est même parfois gérée en même temps que la recherche de la solution.
Il a simplement fallu noter dans le calendrier des commerciaux une tâche, tous les mardis, de validation des commandes et une d’émission des factures tous les jeudis pour l’administrative.
La mise en place
Après avoir validée et planifiée la solution, il faut la mettre en place. L’idée de l’amélioration continue est de passer à l’action rapidement et de tester la solution. Le passage à l’action permet de faire des ajustements au fur et à mesure de la vie de l’entreprise.
La mise en place dans notre exemple a consisté à bloquer des plages horaires dans les agendas des personnes concernées.
La vérification de la solution
Le principe de ce concept est de faire des améliorations et de les tester en situations réelles. Il faut donc valider le résultat obtenu.
Le premier mois nous étions à 85% mais à seulement 90% le mois suivant.
La validation
Cette approche repose sur la validation des pratiques pour empêcher de reprendre des mauvaises habitudes ou organisations. Il faut régulièrement s’assurer que celles-ci soient en vigueur et les challenger également.
Dans notre cas, nous avons évolué vers un contrôle bi-mensuel plutôt qu’hebdomadaire afin de gagner du temps et d’insister auprès des commerciaux pour garder le cap.
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Envie d'aller plus loin
Voici un des exemple que j’ai eu l’occasion de mettre en place en entreprise, vous l’aurez compris l’amélioration continue est l’affaire de tous, faire appel à une entreprise extérieure comme PIDAXY permet à travers des questions ciblées d’identifier rapidement les processus qui peuvent être changés et améliorés. Je vous propose de nous contacter, je serais ravis d’échanger avec vous sur ce sujet qui me passionne. Je vous invite également à lire notre article sur le Lean Management qui se combinera parfaitement avec l’amélioration continue : Article disponible ici
Thomas LEIM
Expert Achats & Logistique
Consultant Associé – PIDAXY
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