Episode 1 : La boite à outils pour les créateurs d'entreprise mais pas seulement
Nous vous proposons à travers cette nouvelle rubrique un ensemble de logiciels et d’outils qui vous seront utiles dans la gestion quotidienne de votre entreprise. Découvrez les 5 premiers dans cet épisode qui vous seront indispensables au lancement de votre activité.
Connaitre son marché : Creatests
Avant même de lancer votre activité, je vous recommande de connaitre votre marché et/ou votre produit. En effet, beaucoup d’entrepreneurs se lancent dans une idée ou un produit avant même de savoir s’il y a de la demande. Vous pouvez avoir le meilleur concept ou le plus beau produit, si votre marché n’est pas intéressé par votre activité, vous risquez de perdre beaucoup de temps et d’argent.
Pour répondre et anticiper d’éventuelles erreurs, il sera primordial de commencer par une étude de marché. Il existe plusieurs solutions pour la faire : soit au travers d’un cabinet d’accompagnement comme PIDAXY par exemple qui pourra vous accompagner et vous aider à définir votre offre avant de sonder le marché, soit avec des outils en ligne qui peuvent apporter une première idée sur votre offre ou produit. Une étude de marché peut également se faire plus tard dans la vie d’une entreprise pour réajuster son offre à la demande du marché.
Creatests vous permet d’avoir accès à plusieurs centaines d’études de marché réalisées par Creatests. Vous avez une fonction recherche qui vous permet de cibler une étude, selon votre métier ou votre activité. Certaines études sont entièrement gratuites, mais la plupart sont payantes avec une version résumée gratuite. Les prix varient entre 20€ et 100€ ce qui peut être un bon début avant de se lancer. Si vous souhaitez une étude plus poussée nous pouvons chez PIDAXY vous accompagner, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
Gérer l'administratif de votre entreprise : Office 365
Voici un outil dont vous avez déjà dû entendre parler : il s’agit d’Office 365. Personnellement nous l’utilisons pour PIDAXY et nous en sommes clairement satisfaits aujourd’hui. La solution 365 est pour nous essentielle dans une activité à plusieurs. En effet, elle permet la collaboration sur des projets à plusieurs avec la possibilité de travailler sur un même document qui s’actualise en temps réel. Cette solution offre également un service cloud avec Onedrive pour stocker vos documents et pouvoir y accéder depuis n’importe quel support : ordinateur, smartphone ou tablette. Enfin, Office 365 vous donne accès aux différents logiciels de gestion d’entreprise tels que Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Outlook, Teams et bien d’autres.
Ces différents outils permettent, avant même d’aller sur des logiciels de gestion d’entreprise plus spécifiques, de répondre aux besoins de toutes les entreprises. À savoir créer des présentations, faire un contrat, générer une facture…
Très adapté aux TPE/PME, la suite Microsoft offre plusieurs abonnements mensuels, je vous conseille celle à 10,50€ HT/mois.
Il existe également des solutions pour les particuliers à partir de 69€ TTC/an.
Planifier et gérer vos tâches au travers d'un outil de gestion en ligne : Trello
Il s’agit d’un outil de gestion de tâches qui fonctionne sous un mode glisser/déposer. Il faut imaginer un tableau blanc avec des colonnes personnalisables sur lesquelles vous pourrez afficher l’ensemble de vos tâches. Pour ma part, je l’utilise de la façon suivante : en colonne les prochaines semaines et mois c’est-à-dire semaine en cours, semaine suivante (S+1), semaine suivante (S+2)…, S+3, S+4, mois suivant (M+1) et M+3. Dans chacune de ces colonnes, je crée des actions que je déplace chaque lundi matin selon la date de réalisation souhaitée. De plus, Trello propose des couleurs par action que j’utilise pour déterminer la priorité d’une tâche afin de hiérarchiser mes sujets.
Cet outil est à la fois efficace tant en solo qu’en collectif avec d’autres collaborateurs. En effet, il est possible de créer des tâches et de les affecter aux membres de votre équipe.
Créer des supports de communication et visuels : Canva
Canva est, selon moi, l’outil indispensable pour gérer sa communication. En effet, il propose un large choix de visuels et de formats qui vous permettront de faire vos plaquettes commerciales, vos visuels graphiques, vos présentations, vos photos de couverture… bref, tous les supports de communication de vos offres et de votre activité. La version gratuite est très complète et permet d’avoir accès à beaucoup de fonctionnalités. Il existe une version payante à environ 10€/mois (un mois offert pour tester), qui vous donnera accès à de nombreuses polices et visuels, ainsi que des fonctions supplémentaires.
Une chose à savoir pour l’exploiter efficacement est d’enregistrer ses couleurs par défaut et ses visuels favoris pour les réutiliser très rapidement et facilement pour de nombreux supports.
Gérer ses devis et factures selon la taille de votre entreprise : KAFEO / ZERVANT / HENRRI
Kafeo
Kafeo est l’outil adapté aux auto-entrepreneurs et entrepreneurs individuels (artisans, commerçants…) pour gérer ses contacts, ses devis et ses factures. L’outil est disponible en téléchargement gratuit mais possède une version payante à 70€ HT avec plus de fonctionnalités.
La version gratuite permet de répondre aux besoins d’un entrepreneur. Elle reste toutefois très sobre et peu ergonomique mais personnellement je la trouve adaptée si vous n’avez pas énormément de documents à éditer chaque mois et si vous ne vous sentez pas à l’aise avec les technologies d’aujourd’hui. En effet, l’outil s’installe en local sur le PC et ne possède pas de version en ligne : tout doit être fait depuis un ordinateur. Les fonctions sont limitées mais je le trouve intéressant pour un démarrage d’activité.
ZERVANT
Zervant s’adresse selon moi à des entreprises plus conséquentes que Kafeo. L’outil est disponible gratuitement, mais avec des fonctions très limitées comme, par exemple, l’impossibilité dans sa version gratuite de gérer plus de 10 clients. Il faudra donc rapidement passer à l’offre payante et je trouve celle à 15€ HT /mois la plus pertinente.
Les avantages proposés par rapport à Kaféo sont la version en ligne de l’outil pour pouvoir y accéder depuis un mobile, le workflow de gestion des devis qui peuvent être transformés en factures, avec paiement en ligne, suivi puis relance client. Et enfin, la possibilité de gérer autant de clients que possible. Pour une entreprise qui grossit, je préconise d’aller sur des solutions en ligne comme celle-ci pour gagner en temps et en efficacité. Il en existe également beaucoup d’autres, mais Zervant est plutôt bien placé en rapport qualité/prix.
HENRRI
Et enfin, pour finir, l’outil Henrri qui finalement, regroupe l’ensemble des avantages des deux logiciels énoncés plus haut. Henrri propose beaucoup de fonctionnalités gratuites qui seront largement satisfaisantes pour piloter sa TPE/PME. Cet outil est très utilisé aujourd’hui, car il va pouvoir répondre à beaucoup d’objectifs comme la création de devis, factures, gestion des clients, envoi et impression des factures, base de données non limitée en taille. Il y a également des tableaux de bord pour vous permettre de piloter au plus juste votre activité comme le chiffre d’affaires, les impayés, le nombre de prospects/clients…
Pour finir, la solution est 100% en ligne donc pas de téléchargement à prévoir sur votre ordinateur. Henrri vaut le coup d’être essayé car il s’adapte très bien aux entreprises, à la fois TPE ou PME.
Petit Bonus pour animer vos réunions ou formations : Klaxoon
Klaxoon est un outil en ligne que j’ai adopté et que j’utilise très régulièrement que ce soit à titre professionnel ou personnel. En effet, il apporte du dynamisme et de la personnalisation à vos réunions, c’est un outil très ludique qui fonctionne un petit peu comme un quizz où chaque participant pourra répondre depuis son smartphone à des questions que vous aurez vous même créées. Il peut être utilisé sous forme de sondage ou de jeux pour dynamiser un événement avec un suivi des réponses pour créer une activité de groupe dans la bonne humeur. Bref, je vous conseille de l’essayer au moins par curiosité 😉
Envie d'aller plus loin
J’espère avoir répondu à certains de vos besoins et à vos questions. Sachez que PIDAXY accompagne ses clients dans le conseil et la mise en place de logiciels et outils informatiques autour de la gestion d’entreprise. Nous pouvons réaliser pour vous un diagnostic et vous accompagner dans le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins, n’hésitez pas à nous contacter que vous soyez sur Lyon et sa région ou ailleurs.
Thibaut TROUFA
Expert SI & Digital
Consultant Associé – PIDAXY
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