Gagner 4h de temps par semaine !

Nous manquons tous de temps et les journées sont toujours trop courtes, il existe de nombreuses techniques organisationnelles pour l’optimiser. Je vais vous montrer comment gagner du temps avec 3 techniques simples d’usage et de mise en place.

La gestion des mails pour gagner du temps

Chacun de nous reçoit un nombre important de mails, l’optimisation de leur traitement devient un enjeu central. J’entends souvent dire « je passe mon temps à recevoir et à faire des mails », vous avez déjà du vous le dire ou l’entendre dire par une personne de vos équipes également. Si c’est le cas, j’ai une solution simple à vous apporter. Vous allez les traiter quand même, mais vous aurez besoin de moins de temps et vous avancerez plus vite sur le reste.

Le plus difficile avec les mails, c’est qu’on les reçoit toute la journée de façon irrégulière. Les notifications de réception de mail nous aident à ne pas l’oublier. Et comme 100% des gens, vous lisez la notification. C’est normal ! Mais est-ce que cela vous aide dans la réalisation de vos missions ? Est-ce que vous gagnez du temps en traitant les mails ainsi ? La réponse est non. Je vais vous montrer pourquoi et vous allez le vérifier par vous-même.

A chaque fois que vous êtes dérangés dans votre tâche en recevant un mail et en le traitant, voici ce qu’il se passe :

Vous stoppez ce que vous étiez en train de faire,
Vous ouvrez votre mail,
Vous le lisez (et parfois vous le traitez ou le reportez à plus tard),
Vous revenez à votre tâche initiale en fermant toutes les fenêtres ouvertes et en réouvrant celles dont vous avez besoin.

Toutes ces étapes nécessitent du temps. A chaque fois que vous vous remettez sur une tâche, vous perdez entre 15 et 30 secondes pour reprendre le fil et continuer votre œuvre. Multipliez ce temps par le nombre de mails que vous recevez par jours (en moyenne 100) cela fait entre 25 minutes et 50 minutes de temps de reconcentration !! Voici quelques solutions ! La première, enlevez les notifications qui sont générées par des applications. Vous ne serez plus tentés de cliquer dessus à chaque fois. Voici le chemin pour enlever les notifications : Sélectionnez le bouton Démarrer de Windows , puis Paramètres > Système > Notifications et actions. La deuxième est de gérer vos mails par pack ou par lot. Prenons un exemple, que j’ai moi-même suivi, vérifiez vos mails une fois toutes les heures à heures fixes. Cela vous permet d’avancer pendant que votre boite mail se remplit. De nombreux mails n’ont pas besoin d’avoir une réponse dans la minute (même si chaque métier a son délai de patience). En faisant par exemple des packs de 10 mails par heure, vous gagnez 9 fois le temps de reconcentration et vous pouvez avancer plus vite sur vos autres tâches car vous serez moins dérangés. De plus, la satisfaction de vos interlocuteurs ne sera pas impactée, car si vous courez après les urgences vous les traitez moins efficacement et donc votre délai de réponse est directement impacté par votre volonté de répondre vite.

Sans réduire le temps de traitement des mails, on voit facilement le temps de retour à votre activité initiale.

Maintenant que vous gagnez du temps sur la réception des mails et leurs prises de connaissance, nous allons voir comment les traiter plus efficacement. N’hésitez pas à voir notre article sur des astuces qui vous feront gagner du temps sur Outlook.

Pidaxy vous propose également un accompagnement pour ceux voulant aller plus loin dans l’utilisation des outils office.

Classifier vos actions pour optimiser votre temps

La découverte de ce principe d’organisation a changé ma vie professionnelle. Je vais vous le partager en espérant que vous en tirerez autant de bénéfices que moi. Ce principe est assez simple, il s’agit de la règle des 2 minutes. Vous vous dites, qu’est ce que c’est que cette recette miracle ? Voici son fonctionnement : lorsque que vous avez une tâche qui vous est attribuée ou que vous déterminez vous-même la première étape d’une tâche, la première question à vous poser est : de combien de temps ai-je besoin pour réaliser cette tâche, action ou opération. Ces tâches peuvent être un appel à passer, une réunion à préparer, un entretien à faire ou un mail à traiter par exemple. Si vous mettez moins de 2 minutes, faites-le tout de suite. Reprenons l’exemple précédent du mail. Lorsque vous allez traiter vos mails par pack à intervalle régulier, si vous avez besoin de moins de 2 minutes pour traiter ce mail, faites le tout de suite et passez au mail suivant. Si le traitement de ce mail nécessite plus de 2 minutes de traitement, il y a 3 options de gestion de l’action :

La déléguer si cela est possible.
La planifier ultérieurement.
La supprimer si elle ne semble pas nécessaire.

En fonction de la solution choisie passez au mail suivant. Voici en résumé le schéma que vous devez suivre pour l’application de ce principe.

Cette façon de traiter les tâches a

Vous aurez le sentiment, qui est bien réel, d’avancer car vous aurez effectué beaucoup de tâches rapides.
Vous serez réactif pour les personnes qui travaillent avec vous.
Vous serez obligés de prendre du recul à chaque tâche en vous demandant comment traiter de façon optimale cette dernière.

Lorsque vous entrez une tâche qui dure plus de deux minutes dans votre système d’organisation, il faut convertir la tâche en action. Prenons un exemple, ne mettez pas « rendez-vous fournisseur », mais plutôt « éditer nos dernières commandes (étape 1/5) ». En effet, lorsque vous serez en face de l’action, elle est plus simple à réaliser si elle est déjà définie. Vous ne réfléchissez pas deux fois à la même chose, car lorsque vous notez la tâche dans votre organisation, vous savez comment la traiter, il est donc plus efficace de noter l’action directement.

Organisation de la journée pour avancer plus vite

Prévoir l’imprévisible, cela semble impossible mais cela est possible et vous fera gagner beaucoup de temps et surtout cela vous apportera du confort de travail et une plus grande efficacité. Nous sommes tous confrontés à des « urgences » ou à des contraintes extérieures qui nous sont imposées et nous devons les traiter. La règle est simple : ne laissez pas le désordre des autres vous désordonner. Vous connaissez votre activité, vous avez l’expérience pour gérer ces délais, utilisez ces connaissances à votre avantage et faites-en sorte que les urgences des autres ne soient pas des urgences dans votre organisation mais seulement une tâche prévue dans la journée. Je m’explique : en fonction de votre poste et de votre activité, vous pouvez définir et prévoir des zones d’urgences. Ces moments vous permettront de traiter les demandes urgentes que l’on peut vous demander dans la journée avec une application rapide. Cela peut notamment être par exemple 10 min en début de chaque heure pour traiter les urgences de l’heure. Si vous êtes généralement confronté à des urgences l’après-midi par exemple à des livraisons ou à des réceptions fournisseurs, vous pouvez bloquer 1h entre 14h30 et 15h30 pour solutionner les éventuels dysfonctionnements. L’intérêt de prévoir ces plages horaires est que vous ne vous coupez pas à chaque urgence et vous les traitez par lot. Vous verrez, vous allez pouvoir traiter plus de choses avec moins d’efforts.

En mettant ces 3 techniques simples en place, j’ai réussi à gagner 4 heures de temps par semaine, je vous souhaite d’en gagner encore plus. Dans le cadre de votre développement, Pidaxy, vous accompagne pour aller plus loin en mettant en place de nombreuses astuces de gestion et de techniques d’optimisation afin d’accroitre la performance de vos équipes et de votre entreprise.

Thomas LEIM

Expert Achats & Logistique

Consultant Associé – PIDAXY

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