Le Management Visuel ? Qu'est-ce que c'est ? Et comment l'appliquer ?

Management visuel PIDAXY

Aujourd’hui, l’information est ultra-présente dans notre environnement. Aussi bien dans notre vie personnelle que professionnelle. Il existe de nombreux outils permettant de trier rapidement et efficacement toute cette information : le management visuel en fait partie. Comme l’illustre cette image, 83% de ce que l’on retient passe par la vue. À travers cet article nous allons essayer de comprendre ce qui se cache derrière le management visuel et comment l’adopter dans son quotidien.

Le Management Visuel : une pratique Lean

On entend par management visuel toute représentation graphique, concrète, matérielle… d’une consigne, d’un indicateur, de tâches, d’actions ou de processus au sein d’une organisation. Bref de passer de l’immatériel au matériel ou de rendre visible, l’invisible.

Un des premiers objectifs du management visuel est la volonté de supprimer les gaspillages. Comme avancé en introduction, l’information est ultra-présente dans notre quotidien. Ainsi, nous souhaitons aller au plus vite à l’essentiel, pour éviter toute perte de temps, d’énergie ou bien d’engendrer des coûts. À travers des règles établies, le management visuel permet de capter une information d’un simple coup d’œil. Pour être efficace, il va principalement jouer avec les symboles et les couleurs.

Dans la vie de tous les jours, les panneaux de signalisation sur la route sont une forme de management visuel. En effet, en voiture nous savons qu’il faut s’arrêter devant un panneau STOP, ou bien que le feu vert permet de repartir. Bref, vous l’aurez compris, nous utiliserons ces mêmes éléments pour améliorer notre efficacité et notre productivité en entreprise.

Un second objectif du management visuel est que l’homme doit être au centre de la résolution des problèmes, peu importe le rôle de chacun, il permet en un seul coup d’œil de comprendre les données de l’entreprise. À travers cette méthodologie, nous cherchons à impliquer chaque personne de l’entreprise. Attention tout de même à ne pas tomber dans l’excès de la surinformation.

Le Management Visuel : pourquoi ?

Favoriser l'échange et la communication

Suppression du mode "silo"

Détecter et traiter au plus tôt les points de blocage

Identifier les tâches en risques au travers de plusieurs regards

Se concentrer sur les priorités collectives plutôt que sur les priorités individuelles

Les priorités de l'entreprise sont une priorité de tous.

Faciliter le pilotage et la coordination

Avoir une vision de l'activité en temps réel.

Utiliser les bonnes compétences au bon endroit au bon moment

Utiliser les points forts de chacun et favoriser l'entraide

Le Management Visuel : où et comment l'utiliser ?

La première question qui se pose est de savoir où déployer son ou ses tableaux visuels ? Je conseille fortement d’adapter à votre cas particulier ce que je vous expose ou ce que vous lirez sur internet. Prenons l’exemple d’une personne seule ou d’une équipe travaillant dans un seul bureau : dans ce cas-là je préconise d’utiliser un mur vierge en utilisant post-it et/ou magnets, ou bien d’acheter des panneaux blancs mobiles comme dans les écoles (environ 200€ le tableau). L’objectif du management visuel est d’être visible par tous et très rapidement donc privilégier un espace qui pourra être vu de tous. 

Dans le cadre d’une entreprise de service multi-bureaux ou d’un site industriel avec plusieurs équipes, il sera recommandé pour chaque équipe ou service d’utiliser son propre management visuel. En effet, entre un service informatique et un service des ventes, les problématiques et les enjeux ne sont pas les mêmes. Pour un responsable des commandes il sera peut-être utile de suivre visuellement l’avancée de ses commandes, nous pouvons imaginer un indicateur montrant toutes les commandes bloquées à un instant T (utiliser dans ce cas-là du rouge pour montrer le côté urgent ou bloqué). Un service informatique pourra lui, suivre via du management visuel, l’avancée d’un projet (avec un tableau type KANBAN des différents jalons du projet : en développement, en test, livré…). Bref, il existe de nombreuses utilisations qui dépendront de votre activité, mais le plus important est de toujours garder à l’esprit que seule l’information importante doit être représentée. C’est un outil de suivi mais également de partage.

Voici un exemple d'utilisation chez PIDAXY

KANBAN PIDAXY

Chez PIDAXY, nous utilisons un de nos murs pour suivre l’avancement des tâches de chaque associé, avec un code couleur pour les urgences et les priorités. Il sert à la fois de “pense bête” pour des tâches du quotidien, mais également de suivi pour des tâches traitées en mode projet. L’objectif est de montrer l’avancement à chaque associé, sans avoir besoin d’aller poser des questions. Il nous permet chaque matin, de planifier notre journée.  Encore une fois, l’objectif n’est pas de tout mettre, mais d’afficher ce qui intéresse ses collaborateurs et son équipe. Il rend aussi possible le pilotage de notre semaine, ou chaque lundi nous nous réunissons pour le mettre à jour et partager les avancements et/ou les points de blocage, afin de définir les actions à mettre en oeuvre pour la suite.

Le Management Visuel : le Daily(weekly) Meeting, un outil important

Le Daily meeting ou Weekly meeting, autrement dit réunion quotidienne ou hebdomadaire (à adapter selon votre organisation), est un outil important du management visuel.

En effet, c’est durant ce point, généralement de 15 min maximum, que l’on passe en revue les différents indicateurs. Il est important de le timer car l’on peut vite passer du temps à discuter. Mon conseil si un sujet n’est pas terminé durant ce quart d’heure, c’est de réunir les personnes concernées après ce meeting pour traiter du sujet. Pour chaque réunion, il faut un responsable en charge du temps et du pilotage du point.

En synthèse voici les points importants pour un bon daily/weekly meeting :

 

Daily meeting PIDAXY

Envie d'aller plus loin

J’espère vous avoir apporté des idées pour votre activité et que vous arriverez à vous en inspirer. Je reste  disponible pour échanger avec vous à ce sujet et partager des bonnes pratiques. Je vous invite également à lire notre article sur le Lean Management qui se combinera parfaitement avec le Management Visuel : Article disponible ici

Thibaut TROUFA

Consultant Associé – PIDAXY

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